领事馆
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领事馆对储存系统的灵活性非常满意，该系统可以根据他们的需要扩大，并为他们的工作现场腾出宝贵的空间。德保的仓库每三个月就大约新增200个领事馆的文档箱。 - 02
因为建立了清晰地目录，文档不再丢失，从而为领事馆的工作和管理节省了宝贵的时间。 - 03
德保确保领事馆的文档得到妥善保管，有效地防范盗窃。同时领事馆的员工通过在线订单系统可以轻松的获取他们需要的文件。每周大约有20箱文档通过德保检索和重新归档。 - 04
每一步操作都是严格保密的。文档的索引和目录，运输和销毁都是由着统一制服的德保员工亲自完成的。
客户
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在中国南方的一个领事馆，为当地居民和侨民，以及商务群体提供广泛的服务。
挑战
领事馆每年都会产生大量的公文和材料，并且必须妥善保管，但这很难做到有效地原地存储。大部分材料是签证申请，还有其他文件，如X光扫描图，也必须保留。异地储存显然是必要的，该领事馆要求提供到位的储存系统来确保这些信息的机密性和安全性，并且需要确保领事馆职员的日常安全访问，以便及时处理服务对象的各项要求和申请。
德保解决方案
在将材料装箱封存之前，德保工作人员先给所有材料编目录和索引，把非标件归入特殊的盒子内，再将签证申请都归入量身定做的文件系统中。每一个盒子都加有条码，并在Excel表格里依次记录。所有材料整理完毕后，德保工作人员便将其安全送至附近的德保文档储存管理数据库。
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德保专业顾问将就如何使用在线订单系统对领事馆工作人员进行培训。这个系统允许被授权的员工快速识别装有目标文档的箱子，并可要求将这些文档送到他们的办公室或将文档的扫描通过电子邮件发给他们。当目标文档被移动，管理人员们也知道如何运用这个系统去追踪。
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为了保证机密与高效，我们还建立了一套销毁程序，不再需要的文档可在领事馆工作人员的监督下当场集中销毁。
总结
